未経験者の事務職への転職で採用されるための重要ポイントとは

事務関係の中途採用で人事担当者から応募者にアドバイス


企業や事業所によっては、新卒者のみ採用する場合もあれば、当初は新卒者のみを募集していたものの急な事情で退職したため、中途採用をする場合もあります。

ここでは、企業や事業所の人事採用者の立場から、事務職に転職する人向けのアドバイスについてご紹介したいと思います。

一言で事務の仕事とはいっても、その企業や事業所によって、仕事の内容にもさまざまな違いがあります。
中には、事務職の求人に応募する理由について、「営業よりも事務のほうがノルマがなくて気楽にできそうだから。」と安易に考える人もいるようです。

しかし、社会に出て働くには、気楽な仕事はまずありえません。
どんな仕事にしても、しっかりとした役割があり、責任をきちんと果たさなければなりません。

事務職だから仕事がしやすいという先入観は捨てて、その企業や事業所で求められる仕事の内容についてきちんと理解することはもちろん、実務経験やスキルについてきちんと把握すること、そして自分の適性についてよく考えることです。

応募先の企業で求められる仕事の内容やスキルなどについてきちんと理解した上で、面接を受けるまでには履歴書を提出する必要がありますので、志望動機を明確にしてきちんと書くことです。

安易な気持ちで応募するのであれば、面接の時に人事担当者から見抜かれてしまいます。
なんとなく不純な動機で応募するのではなく、志望動機を明確にしておきたいものです。

事務の仕事が大人気! その理由とは

事務の仕事は、営業の仕事に比べるとやや地味な印象がありますが、若い女性や主婦には根強い人気があります。
事務の仕事には、経理事務・一般事務・営業事務などの種類がありますが、毎日、デスクワークをしています。

社内では、書類の整理をすることもあれば、電話の受付、コピーやお茶くみ、コンピュータの入力・出力業務などを行うこともあります。
事務の仕事をしている人は、夕方5時になれば定時で帰れる! 仕事が提示に終わったらアフター5を思い切り満喫しているようなイメージがあるようです。

これまでに他の仕事を経験してきた人や新卒者でも、事務の仕事をするのにとくに資格や経験は問われないので、未経験者を積極的に採用する企業も多いようです。

定時に仕事を終えて、その後はプライベートライフを思い切り満喫できるようです。そういった部分では、事務職は人気が高く、転職するなら事務の仕事がいい!と希望する人が多いようです。

ハローワークなどで、事務職の求人情報が掲載されると、条件が良いので応募者がたくさんいます。
一般の企業では、土・日・祝日が休日であり、夕方は5時まで仕事で、とくに残業や休日出勤もないので、安定して勤務スケジュールになっています。

これまで事務の仕事について未経験者が応募する場合、採用されにくいのでしょうか。
ここでは、未経験者でも採用されやすい履歴書の書き方などについてご紹介したいと思います。

事務の経験ゼロ! それでも事務職に転職したいという希望は叶うの?

これまで事務の仕事を経験したことがなく、これから転職するのに絶対に事務職がいい!と思っていても、応募して採用される可能性はあるのでしょうか。

転職する際に、履歴書と職務経歴書は必須アイテムですから、事務職に応募しても実務経験かなければ、転職に不利になってしまうのではと気になりますよね。

とくに、応募者が多くて書類選考が実施される場合に、事務職の経験がないことがわかれば、その時点で選考の対象外となってしまうのではと不安ですね。
実際のところ、事務職の仕事については、未経験者よりも経験者のほうか優遇されたという事例がたくさんあります。

しかし、よく考えてみると、事務の経験がある人でも最初は未経験からのスタートですから、未経験だからといって弱気になる必要はありません。
未経験者OKの事務職の求人も多数掲載されており、入社してから仕事を一生懸命覚えれば良いので、心配無用です。

事務職は未経験者だけではなく経験者でも転職が困難だという現実

一般的に、事務の仕事はホワイトカラー系の仕事と言われており、受付や営業、一般事務、経理事務などの仕事がありますが、これまでに事務の仕事を経験していて、今後も事務の仕事に転職したいと思っていても、事務の仕事の内容やジャンルが異なる場合もあります。

どの企業でも、事務の仕事をする人がいなければ、経営が成り立たないので、事務系の優秀な人材を十分に確保したいと考えています。

受付事務や営業事務、一般事務や経理事務の仕事は、人気の高い仕事なので、未経験者は採用されにくいようです。
企業によっては、正社員ではなく、パートや派遣といったワーキングスタイルで募集しているところもあるようです。

事務の仕事の内容は実に幅広く、今は事務の仕事をしていて、社労士などの法律に関する資格を有する人がいるとしても、これまでに社労・人事などの実務経験がない人は、法律関係の事務所への転職も難しいようです。

未経験者でも事務職への転職に成功する可能性はあります

ハローワークや求人サイトに、事務職の求人が掲載されると応募者が殺到することもあり、それだけ根強い人気があることがわかります。
転職を希望する人の中には、事務職の経験者もいれば未経験者もいますが、未経験者が採用される可能性も十分にあります。

言い換えれば、事務の仕事の未経験者は採用してもらえないとは限らないということです。
これまでにまったく異なるジャンルの仕事を経験してきた人が、事務職に転職するのは大変なこともあるかもしれません。

しかし、事務職の求人情報を見ると、未経験者大歓迎、未経験者OKと書かれている場合もあります。

事務の仕事について実務経験はなくても、入社したら仕事を1から丁寧に指導してくれる社員やスタッフがいるわけですから、しっかりとしたサポートを受けられるので、心配はいりません。

ハローワークや求人サイトからの応募で、未経験者が事務職に転職して正社員になった事例も数多くあります。

事務職は楽だという先入観を捨てること

事務の仕事には、受付事務や営業事務、経理事務や一般事務などの仕事がありますが、事務職に転職を希望する理由として、「事務の仕事はノルマや残業がなくて楽そうだから」という先入観を持っている人が実に多いものです。

事務の仕事をしていれば、有給や産休、育児休暇がとりやすい、残業が少なくてほぼ毎日定時で仕事が終わると思っている人が多いようです。
そのように考えているとしたら、認識が甘いようです。企業の規模に関係なく、事務の仕事は常に正確さが要求される仕事であり、正確・丁寧・迅速に仕事をするのが基本です。

社内では、常にデスクワークをしており、ずっと同じ姿勢を取り続けて仕事をするのも大変ですが、社内での上司や同僚との人間関係もあります。とくに、長年の不景気で、人材を十分に確保できない企業も増えており、少ない人数の中で仕事の量が増えることもあります。

残業代が支給されるとはいっても、1日あたりの残業の時間が長くなることもあります。
とくに経理事務に携わっている場合は、1年のうちで決算期がもっとも多忙になります。営業事務の仕事をしている人は、ノルマが課せられる場合もあります。

受付事務をしている人は、受付の行動や態度、言動には十分に気をつけて細心の注意を払わなければ、企業のイメージを損ねてしまうこともあります。
また、企業によっては、福利厚生が充実していない場合もあります。

有給や産休をきちんと取り、休みが必要な時には休みがとれる企業ももちろんあります。とくに、既婚女性は家庭と仕事との両立を目指し、仕事がしやすい職場環境を整っている企業に転職したいと希望する人も多いようです。

このように恵まれた環境が整っている企業は、働きやすくて退職する人が少ないので、中途採用で入社できる可能性は低いようです。

事務職の実務経験ゼロの応募者は履歴書の志望動機についてどう書けば良いの?

企業に応募する際には、後日必ず面接が実施されるので、事前に履歴書を提出する必要があります。
事務職の経験がある人でない人でも、履歴書には志望動機をきちんと記入する必要があります。

事務職の実務経験ゼロの人が応募するなら、人事担当者や面接官に事務の仕事を経験している人よりも、良いと思ってもらえるように工夫する必要があります。

言い換えれば、履歴書の志望動機欄の書き方次第では、未経験者の転職が有利になる可能性があるということです。

中には、志望動機欄を空欄にしたまま提出する人もいますが、大変もったいないことです。
志望動機を書く時には、しっかりと気合を入れて、「事務職の実務経験がなくても、その分気力で頑張ろう」という意欲を見せたいものです。

事務職の未経験者が、履歴書の志望動機の上手な書き方やコツなどについてご紹介しましょう。

●事務職に求められるのはしっかりとしたコミュニケーション力

事務の仕事は、ただ1日中黙々とデスクワークをしていれば良いというものではありません。
ともすれば、腰掛けの仕事といった目で見られることもありますが、デスクワークをしている間にも、電話がかかってきたら、速やかに対応しなければならないし、来客があればお茶を出すのも、大事な仕事のひとつです。

ただ地道にこつこつと仕事をするのが自分には合っているからという理由だけでは、採用する決め手にはなりません。
とくに重要なポイントは、事務の仕事にもいろんなジャンルがある中で、どのような事務の仕事を求めているかということです。

受付の事務の仕事ではなくても、来客との対応がおもな業務となる場合もありますので、事務職を希望している人でも、しっかりとしたコミュニケーション力が求められることになります。

事務の仕事をやりたいという希望を持つのと同様に、周りの人をしっかり支えること、つまり協調性を持つことも必要です。

事務の仕事が未経験なら資格を取得していることをさりげなく伝えること

事務の仕事については未経験でも、仕事をするのに有利な資格を取得している人は、履歴書にすべて記入することです。
事務の仕事に役立つ資格には、秘書検定や珠算検定、パソコンに関する検定などがあります。

とくに、資格を持っていない人でも、パソコンのソフトの取り扱いに慣れている、エクセルやワードを使って文章作成やデータベースなどができる人は、そのことをしっかりアピールすると良いでしょう。

企業によっては、新しい商品やサービスの開発や販売について発表する場を設けて、プレゼンテーションが行われることもあります。
そのような機会があれば、マイクロソフト系のパワーポイントのソフトを取り扱うことができると、おおいに役立ちます。

この他には、データベース作成のソフトとして、アクセスがありますが、このソフトを使える人か少ないので、ワード・エクセルと合わせて、パワーポイントやアクセスのソフトが使える人は、事務系の就職・転職に有利になる可能性が高いため、履歴書にしっかり記入して、アピールすることです。

正確でスピーディーに事務の仕事がこなせることをしっかりと伝えること

未経験者が事務系に転職した事例は数多く、とくに正確でスピーディーに業務をこなせる人なら、その企業や部署にとって頼もしい存在となります。
未経験者は、事務の仕事の経験がない分、「今の自分にはこれだけのことができる」と、人事担当者にしっかりアピールする必要があります。

そして、スピーディーでなおかつ正確に事務処理ができることについて、しっかりとした根拠を持って伝えること。
事務の仕事は、その人の持つ能力や性格などによって、十分な適性がある人もいれば、そうではない人もいるようです。

毎日、事務の仕事をするわけですから、仕事が丁寧でスピーディー、そして迅速でなければなりません。
仕事が雑な割には遅くて不正確では、役に立たないわけです。
仕事が速くててきぱきと正確にできる人なら、安心して仕事を任せられます。

書類の扱い方が丁寧な人は几帳面で事務能力が高いと判断されることも

事務系の仕事に転職したいと思い、履歴書や職務経歴書を郵送、またはその場で提出する際に、重要な書類となります。
封筒の表面・裏面の書き方、履歴書の写真の貼り方、そして書類の中身について入念にチェックされます。

履歴書や封筒の文字、文章は丁寧にきれいな字で書くこと。
とくに、近年はパソコンで履歴書や職務経歴書を作成する人もいますが、直筆で提出するのがマナーです。

履歴書や職務経歴書を書くことから、事務の仕事はもう始まっているものだと認識すること。
丁寧に書類を扱う人なら、真面目に物事に取り組み、几帳面で正確に仕事をこなす人だということが想像できます。

履歴書に志望動機が書けない場合はどうすれば良いの?

履歴書を書く時に、志望動機欄を空白にしないで、きちんと書いたほうが良いことはわかっていても、何をどのように書いて良いものか、判断がつかず困ってしまうこともあると思います。

志望動機欄に何も書けない理由として、文章表現力に自信が持てなくて書けない人もいれば、志望動機がはっきりしていない人もいるようです。社会人としての経験がまだまだ未熟で、志望動機についてどのように書いたら良いかわからないと悩む人もいるようです

履歴書の書き方で困ったことがあれば、転職求人サイトや転職支援サイトなどのサービスを活用して、キャリアコンサルタントに相談すると良いでしょう。転職支援サイトによっては、呼び方が異なる場合もありますが、転職のプロフェッショナルの立場から、丁寧にアドバイスしてくれます。

履歴書や職務経歴書の書き方について、不明な点があれば、メールや電話、または直接対面してサポートしてもらえるので、転職活動の強い味方となってくれます。転職支援サイトは、登録から求人への応募、入職まで完全無料のサービスですから、まずは会員登録の手続きをして、キャリアコンサルタントに転職相談すると良いですね。

未経験のジャンルでの転職や社会人となってから1年~3年くらいの第二新卒の人は、転職支援サイトを活用することによって、キャリアコンサルタントからのアドバイスや良質な求人への応募ができるので、転職活動をより有利にすることができます。

インターネットで検索すると、数多くの転職支援サイトが表示されるので、どのサイトに登録して良いものか、思い悩むこともあるかと思いますが、どのサイトも完全無料で利用できるので、気になる求人サイトがあれば、2~3社と複数で登録して、相談しやすいキャリアコンサルタントを見つけることも、転職活動を有利にするためには必要です。

転職支援サイト選びに迷った時には、テレビCMやネット広告などを見て、口コミで高く評価されているサイトを選ぶと良いでしょう。転職支援サイトによっては、未経験者も応募可能な求人や第二新卒など中途採用を対象とした良質な求人が多数掲載されています。

未経験者が事務の求人に応募する時の履歴書の志望動機の書き方

ここでは、これまで事務系の仕事に就いたことがない人が、事務系の求人に応募する時に、履歴書の志望動機欄の書き方や例文について、いくつかご紹介したいと思います。

履歴書の志望動機欄の書き方 その1

以前は異なる業界での仕事が長かったため、事務の仕事は経験しておりませんが、パソコンを使う作業が得意なので、貴社にぜひ応募したいと思いました。

貴社では、新入社員の研修制度が充実していますので、しっかりとした実務経験を積み、近い将来に貴社のお役に立てる人材に成長してまいりたいと思います。

(以前は異なる業界で働いてきた人の履歴書の志望動機欄の例文として)

履歴書の志望動機欄の書き方 その2

事務職に関してはまったくの未経験ですが、以前から経理関係の事務の仕事に就きたいと希望していたので、役立つ資格を取得したいと思い、簿記2級などの事務系の資格を取得しております。

以前の職場では、このような業務に携わり、ワードやエクセルなどのソフトを用いてパソコンで資料を作成する業務や、電話での応対などをしておりました。

以前の職場にて培ってきた実務経験とスキルを活かして、応募させていただきました。
こちらでは、事務職の未経験者も応募可能とのことですが、これまでの経験を活かして、さらにスキルアップして、貴社のためにお役に立てるようになりたいと考えております。

(パソコンや電話応対の経験があり、事務系の資格を取得している人の履歴書の志望動機欄の例文として)


履歴書の志望動機欄の書き方 その3

以前働いていた職場では、おもに販売の仕事に従事しておりました。
その中で、コミュニケーションの重要性やデータの管理の任務の重さについて学び、顧客管理やPOP制作なども経験しております。

パソコンでの作業も数多く経験しており、今は情報処理の資格取得に向けて勉強しています。
事務の仕事は経験がありませんが、以前の職場で経験したパソコン業務や電話での応対、コミュニケーションなどが、貴社では十分に活かせるものと思って応募させていただいた次第です。

(販売の経験がある人の履歴書の志望動機欄の例文として)

履歴書の志望動機欄の書き方 その4

以前の職場では、おもに接客や販売業に携わり、今後は接客意外にも経理事務など新たな分野で実務経験を積み、さらにスキルアップしたいと考えています。

事務職については未経験ですが、これまでの実務経験を活かして、貴社にとって役に立てる人材に成長して、1日も早く戦力となるように努力いたします。

(販売・接客の仕事の経験がある人の履歴書の志望動機欄の例文として)

履歴書の志望動機欄の書き方 その5

貴社の事務職の求人に応募した理由は、ウェブサイトを拝見させていただき、起業理念か素晴らしく、活気あふれる企業だという印象を受けました。

これまで派遣社員として電話によるマーケティングやデータ入力、電話での応対などの仕事をさせていただき、営業の経験があります。

貴社で募集している営業事務の経験はありませんが、今までの実務経験を活かして貴社のお役に立てればと思い、応募いたしました。」

(派遣社員としての経験がある人の履歴書の志望動機欄の例文として)

事務系の仕事にはどんな種類があるの?

事務系の仕事には、おもに経理事務や営業事務、一般事務、受付事務など多彩なジャンルがあり、企業や部署によっても、仕事の内容にはさまざまな違いがあるようです。

転職活動をしている中で、事務系の求人を出している企業があれば、今すぐにでも応募したいところですが、どのような業務内容なのかしっかりと把握して、自分の適性を踏まえた上で、どのような事務の仕事をしたいと考えているのか、明確にすることが肝心です。

以前の職場で培ってきた実務経験やスキルが活かすには、どのようなジャンルの事務の仕事があるのか、慎重に判断しましょう。

事務の仕事には多彩なジャンルがあります

一言で事務の仕事とはいっても多彩なジャンルがあり、実務経験やスキル、資格がなくてもできる仕事もありますが、ジャンルによっては英語など語学に関する知識や技能、資格や専門性が求められる事務の仕事もあります。

一般事務や営業事務、庶務、受付事務、経理事務などの仕事では、とくに資格やスキルが問われることは少なく、入社してから仕事を覚えれば良いのですが、貿易関係の企業では貿易事務と呼ばれるジャンルがあります。

また、クリニックや病院などの医療機関では、医療事務と呼ばれるジャンルがあり、とくに主婦に人気の高い仕事です。

一般事務のおもな業務は、電話での応対や伝票整理、コンピュータを使ったデータ入力、資料の作成業務などがあります。
庶務と一般事務はよく似ており、伝票整理や出張精算、電話応対、書類のファイリング、データ入力などがおもな仕事です。

営業事務では、商品や製品の在庫管理、受発注業務、回収業務、納期管理などがおもな仕事です。
受付事務のおもな仕事は、お茶くみなどの雑務や上司のスケジュール管理、来客の対応や電話応対などです。

貿易事務では、船積に関する英文書類の作成や通関手配、通知、運送の手配などがおもな業務です。
メーカーや商社との取引が中心で、おもに輸入・輸出に関する業務を行うのが貿易会社です。

貿易事務では、おもに輸入に関する事務と輸出に関する事務の仕事があり、業務内容にはさまざまな違いがあります。

貿易関係の企業では、貿易事務について未経験者も可とされているところもありますが、海外との貿易を行う企業なので、英語などの語学のスキルが必須とされており、業務内容によっても求められるレベルについては、さまざまな違いがあるようです。

医療事務では、医療に関する事務全般として、診療報酬請求、カルテの管理、医療機関での受付窓口に座って患者の受付や会計業務を行うのがおもな仕事です。

医療事務の仕事は、未経験者や医療事務の資格を持たない人でもできますが、民間資格がいくつかありますので、資格を取得しておくと、転職に有利になる場合もあります。

事務系の仕事ではいくつかの業務を兼ねることも

一言で事務の仕事とはいっても、企業や事業所により、仕事の内容にもさまざまな違いがあります。

社員が多い大企業では、事務の仕事にもいくつかのジャンルに分けられており、営業事務や一般事務、受付事務や経理といったジャンルに分かれているところもありますが、小規模な企業ではいくつかのジャンルの事務の仕事を兼ねて行うことも珍しいことではありません。

求人情報には一般事務の仕事をする人を募集していても、実際に入社すると一般事務と経理事務、受付事務を行うなど、いくつかの仕事を兼ねて行う場合もあります。求人情報には、事務職の業務内容について詳細を確認しておきましょう。

未経験者はこれまでの実務経験とコミュニケーション力をおおいにアピールしよう

事務職の経験がない人は、応募する際に履歴書の書き方で戸惑うこともあるかもしれません。

志望動機欄には何をどのように書けば良いのか、迷うこともあるとは思いますが、前職での実務経験を活かして事務の仕事をしたいと希望していること、これまでの実務経験の中で培ってきたことをおおいにアピールする場にしてはいかがでしょうか。

事務の仕事とはいっても、受付・営業・一般・経理など多彩なジャンルがあり、業務内容にも企業によってはこれまでの実務経験が十分に活かせる可能性もあるわけですから、そう深刻に構える必要はありません。

まずは、求人情報に掲載されている内容を見て、業務内容をしっかりと把握することが肝心で、そこからなにか手がかりが見つかりやすいと思います。

事務職の未経験者向けの履歴書の志望動機についていくつか事例を挙げてみましたが、これまでの実務経験を活かして、入社後は企業の役に立てる人材になりたいということ、そしてしっかりとしたコミュニケーション力を持っていることをおおいにアピールしておくと良いですね。

事務の仕事の経験はなくても、医療事務やパソコンや語学、簿記など、事務に関連した資格やスキルがあれば、明記しておくと良いでしょう。履歴書は、自己プロフィールを紹介する書類であることはもちろん、就職・転職をより有利にするために自己アピールをするための書類でもあることを、しっかりと自覚することです。